Ассоциация профессиональных наставников ищет ответственного секретаря - человека, который возьмёт на себя документооборот, контроль исполнения решений и значительную часть организационных коммуникаций.

Мы развиваем систему профессионального наставничества в России, объединяем предпринимателей, наставников, экспертов и руководителей. Работаем во взаимодействии с Комиссией ОПОРЫ РОССИИ по наставничеству, реализуем Школу наставников, общественные, образовательные и исследовательские проекты, сотрудничаем с профессиональными и государственными структурами.

Нам нужен не секретарь, который ждёт подробных поручений, а самостоятельный и внимательный организатор, способный поддерживать порядок в документах и процессах, контролировать договорённости и помогать руководителю не погружаться в организационную текучку.

Ваша роль

Вы будете работать в непосредственной связке с председателем правления Ассоциации и исполнительным директором.

Основная задача - создать вокруг руководителя и команды надёжный организационный контур: ни одно решение, письмо, обязательство или срок не должны быть потеряны.

Это одновременно:

- ответственный секретарь Ассоциации профессиональных наставников;

- ответственный секретарь Комиссии ОПОРЫ РОССИИ по наставничеству;

- организационный помощник председателя правления;

- координатор документооборота и исполнения решений.

Основные задачи

Организация работы органов управления

- организовывать заседания правления, советы, рабочие группы и общие собрания;

- согласовывать даты, оповещать и собирать участников;

- формировать повестки заседаний;

- запрашивать и систематизировать материалы;

- вести протоколы, оформлять решения и поручения;

- направлять участникам итоговые документы;

- ставить решения на контроль, напоминать ответственным о сроках и запрашивать результаты;

- готовить для руководителя сводную информацию о выполнении решений.

Делопроизводство и документооборот

- вести учёт входящих и исходящих писем;

- самостоятельно готовить проекты официальных писем, запросов, ответов, справок, отчётов и других документов;

- оформлять протоколы, решения органов управления, положения, договоры и сопроводительные документы;

- вести реестр документов и электронный архив;

- контролировать согласование, подписание и направление документов;

- следить за обязательной отчётностью Ассоциации и сроками её предоставления;

- при необходимости уточнять требования, находить формы документов и составлять понятные алгоритмы действий.

Контроль задач и организационные коммуникации

- фиксировать задачи и договорённости по итогам совещаний;

- вести единый перечень задач Ассоциации и Комиссии;

- контролировать сроки и получать обратную связь от ответственных;

- самостоятельно связываться с членами команды, участниками проектов, подрядчиками и партнёрами по организационным вопросам;

- заранее выявлять риски срыва сроков и информировать руководителя;

- поддерживать рабочий календарь мероприятий, встреч, отчётных дат и проектов.

Работа с членами Ассоциации

- принимать и обрабатывать обращения;

- сопровождать вступление новых членов